A nadie se le escapa la importancia de gestionar de la manera más eficiente posible el personal de una empresa u organización. De ahí la relevancia creciente del departamento de Recursos Humanos, encargado de planificar los turnos de trabajo, las vacaciones, festivos o los permisos de los empleados según la demanda, los servicios y las habilidades o especialidades de cada trabajador.
Sobre esto, especialmente importante en el caso de las residencias de personas mayores o empresas de atención y cuidados a las personas mayores, y sobre una solución de planificación de personal nos habla Pablo García Ansola, CEO de aTurnos, que se extiende en la explicación de cómo puede un software de gestión de recursos humanos ayudar a una residencia y qué ventajas aporta.
- Para situar, ¿qué es aTurnos, qué hace y desde cuándo?
aTurnos es una solución de planificación de personal inteligente que permite optimizar la gestión de los RR.HH. y planificar los turnos de trabajo de la manera más eficiente. Nuestro objetivo es ofrecer una herramienta útil a las empresas con la que puedan mejorar y facilitar la planificación y gestión de personal, integrando todos los procesos y datos en un único sistema, cubriendo todo el ciclo de gestión de tiempos. Más de 360.000 usuarios entran en aTurnos diariamente y contamos con más de 2.000.000 visitas mensuales.
Somos el software que te permite ahorrar el 70% de los tiempos en planificación y gestión de tus empleados, más del 50% de los procesos de gestión de peticiones de permisos y vacaciones de empleados del día a día y más del 80% de los tiempos de gestión de incidencias de control horario para pagos de nóminas y saldos de horas.
- ¿Qué experiencia tiene aTurnos? ¿Funciona en otros países?
aTurnos nació en España hace más de 11 años y ha ido evolucionando y creciendo de la mano de las necesidades de importantes clientes de diferentes sectores como Ikea, Vithas, Amavir o Quirón, principalmente en el mercado español. Formamos parte del Grupo Octime, líderes internacionales en soluciones de RR.HH., presentes en más de 48 países y con más de 7.000 clientes activos.
Actualmente nuestra cartera de clientes es cada vez más diversa y estamos presentes tanto en Europa como en Latinoamérica con expectativas de expandirnos a otros países en el futuro y seguir creciendo internacionalmente.
- ¿Cómo puede ayudar este software a una residencia? ¿En qué mejora su funcionamiento?
aTurnos es un software dedicado a la planificación de turnos de trabajo, gestión del personal y operativa diaria, como los absentismos, peticiones y cambios, permisos, etc. Además, se completa con otra serie módulos que hacen que la gestión de tiempos de RR.HH. sea más eficiente. Las funcionalidades clave que ofrecemos son las siguientes:
• Planificación de personal y calculadora de turnos: creación de cuadrantes de trabajo, con inserción de diferentes tipos de turno, patrones de turnos, distintas localizaciones. La calculadora de turnos planifica los patrones o rotaciones en base a la necesidad de personal que le indiques por día y turno, atendiendo a las restricciones del equipo que hayas creado para cumplir con la ley, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores.
• Gestión de tiempos de trabajo y operativas diarias: Realizar y controlar las peticiones de los trabajadores (vacaciones, absentismos, permisos, etc.). Puedes ofertar turnos y horas para cubrir tu demanda de trabajo. Comunicación bidireccional y directa entre empleados, mandos intermedios y recursos humanos.
• Planificación automática: Gracias a nuestros avanzados algoritmos, puedes transformar tu demanda de trabajo en planificación personalizada en cuestión de minutos. Con la tabla de cobertura interactiva puedes ver a simple vista dónde cumples con la demanda y la disponibilidad de cada trabajador.
• Control horario: registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores para conocer el exceso/defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas y cumplir con el Registro Diario de la Jornada.
• Estructura de empresa, datos del empleado, días festivos.
• Gestión de tareas de empleados: Organizar las plantillas de trabajo y gestión de tareas de empleados según la demanda, los servicios y las habilidades o especialidades de cada trabajador.
• Conceptos de nómina: cálculo de las variables de los conceptos de nómina que dependen de la planificación (horas nocturnas, festivas, turnicidades, guardias, etc) integrándonos con otras herramientas de nóminas (SAP, Meta4, A3, etc.).
• Estadísticas y reportes: reportes automáticos y parametrizables sobre diferentes variables, reporting rápido por las distintas unidades de negocio, validación de las restricciones y reportes legales.
• Gestión de documentos: crear, adjuntar o subir archivos masivos a los empleados o de forma individual de forma automática mediante integración.
• Gestión de costes de personal: analiza los costes de los trabajadores, genera datos que ayuden a la toma de decisiones para contrataciones y analiza las desviaciones de la planificación de personal.
• Cartelería digital: pantallas para visualizar citas y tiempos de espera.
- ¿Cuál es el producto estrella, el más demandado por las residencias? ¿Por qué, cuáles son sus principales ventajas?
El uso de aTurnos en las residencias facilita la gestión de personal y de turnos de trabajo, lo que implica una mejor calidad asistencial y que impacta directamente en la productividad de la organización.
- aTurnos te permite empoderar a los mandos y trabajadores con la autogestión de peticiones, absentismos, oferta de turnos o cambios en las planificaciones, pero manteniendo el control, lo que implica un aumento de la productividad del equipo en la gestión diaria.
- Con aTurnos se consigue un mejor control de la calidad asistencial y un mejor dimensionamiento de personal, controlando los ratios directos (como el número de gerocultores necesarios), los indirectos (como los equipos de gestión), ayudando en la definición del presupuesto y en la gestión diaria.
- Gracias a la gestión de tiempos que se realiza con aTurnos se consigue un ahorro de tiempo significativo en la planificación de cuadrantes de turnos y de personal y se reducen los tiempos de gestión de incidencias y peticiones, gracias a la automatización de procesos en la gestión sociosanitaria.
- ¿Es fácil de usar? ¿Cómo enfrenta el personal trabajador y gerente el uso de este sistema?
aTurnos es una herramienta configurable por roles, lo que hace su manejo más sencillo y eficiente dependiendo del puesto de cada usuario, hay grandes beneficios cualitativos para cada uno de ellos:
• Toda la gestión de procesos de recursos humanos está en un mismo sistema integrado con el maestro de empleados y con la nómina.
• Acceso rápido y fácil a la información necesaria por parte de todos los usuarios involucrados y mandos intermedios para permitirles tomar las mejores decisiones de forma ágil.
• Transparencia en la gestión y comunicación activa entre usuarios.
• El foco de los mandos intermedios debe centrarse en el negocio antes que en los procesos que pueden automatizarse y consumen mucho tiempo diariamente.
• Empoderamiento del empleado y ayuda a la conciliación laboral. Los trabajadores pueden realizar peticiones y/o adaptar su horario al negocio, pero con peticiones personales que no afecten al mismo. Además, tienen acceso sencillo a sus saldos, por ejemplo, las horas extras, festivas o nocturnas.
• El trabajador interioriza que se hace una planificación para mejorar el rendimiento y los procesos en la empresa. Forma parte de un proceso sin privilegios personales, cuyo objetivo es la mejora y el bienestar de todos.
- ¿Por qué necesita una residencia a aTurnos?, ¿qué os diferencia de otros softwares para la gestión del personal y su planificación?
En nuestra experiencia, para conseguir una gestión de tiempos eficiente en un entorno sociosanitario, como es una residencia, hay que prestar especial atención a tres aspectos clave. Nosotros, desde aTurnos, los tenemos claros y hemos trasladado a nuestra solución todo el expertise para que su gestión sea lo más sencilla y eficaz posible.
1) Dimensionamiento: Definir el mejor dimensionamiento de personal para cumplir con la calidad de servicio. Controlar los ratios directos, como gerocultores, o indirectos, como los equipos de gestión. Realizar planificaciones de turnos ajustadas teniendo en cuenta variables como la rotación, vacaciones o absentismos mediante patrones calculados automáticamente.
2) Gestión diaria: Empoderar a los mandos y trabajadores con la autogestión de peticiones, cambios, absentismos u ofertas de turnos manteniendo el control. La transparencia e
integración de la vida laboral y personal con una gestión de tiempos que genere valor al trabajador y un impacto positivo en la empresa.
3) Nóminas y Reporting: Generar automáticamente conceptos en nómina como la nocturnidad o festivos con visibilidad futura. Información para la dirección del centro, RRHH u
Operaciones. Datos clave, como el cumplimiento de la ley, costes, desviaciones de presupuestos, absentismos, ratios actualizados, horas, etc.
Controlar y optimizar al máximo estos tres puntos es fácil con aTurnos. Para las organizaciones es fundamental llevar esta gestión porque afecta directamente a la calidad asistencial, a la productividad del equipo y a la cuenta de resultados.
- Pero aTurnos también trabaja para otros sectores... ¿Qué destacas de todos estos productos?
aTurnos nació para cubrir las necesidades de gestión de personal y tiempos del sector sanitario, pero su polivalencia y su alta capacidad de parametrización le han permitido convertirse en una solución integral de planificación dando respuesta a problemas complejos de otros sectores como la hostelería, fabricación o retail, entre otros.
- ¿Qué proceso siguen para innovar, para desarrollar nuevos productos o mejorar el existente y dar respuesta a las necesidades cambiantes del sector de la atención a las personas dependientes?
En aTurnos, somos un equipo muy flexible e innovador, nos interesamos siempre por las tendencias tecnológicas y las estudiamos a conciencia para poder aplicarlas, si resultan
adecuadas, en nuestro software.
Además, tenemos una comunicación constante con nuestros clientes y atendemos a diario las necesidades que se les presentan, tratando de aplicar la trasversalidad de la herramienta y los aprendizajes adquiridos entre los diferentes sectores en los que actuamos. Esto es algo muy positivo y útil para las corporaciones que usan aTurnos, a veces las necesidades de un sector impulsan una gran mejora que también afecta beneficia a otros clientes de un sector diferente.
Además, nuestra herramienta tiene una gran capacidad de configuración, pudiendo personalizar según convenios (estatales, nacionales, propios, etc.). Esto nos lleva a desarrollar nuevas funcionalidades impulsadas por ellos, pero siempre buscando que puedan ser útiles para todos los clientes de aTurnos.
- ¿Qué experiencias de uso les remiten desde las residencias que ya utilizan este sistema?
En general, nuestros clientes siempre nos agradecen que sus procesos de gestión de tiempos de RR.HH. han mejorado sustancialmente, se han automatizado, centralizado y son mucho más eficientes.
Pero para ser más concretos, haremos referencia a uno de nuestros grandes clientes del sector sociosanitario como es Amavir, su director de Sistemas, Tecnología e Innovación, Ibor Rodríguez, nos traslada: “Con aTurnos ahorramos más del 70% de los tiempos de planificación de cuadrantes de turnos y somos capaces de informar a nuestros trabajadores de sus nóminas, horarios de trabajo, vacaciones y, en general, cualquier información importante para ellos”.
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