Caso de éxito en Amavir: aTurnos permite reducir más del 70% del tiempo dedicado a la planificación de turnos y gestión de personal

Amavir, referente europeo de residencias de mayores en el cuidado integral de personas mayores, opera como una empresa 24/7, brindando atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Su equipo está compuesto por 4.500 profesionales que trabajan diariamente en turnos organizados.

Problemas y retos antes de implantar aTurnos

La planificación de horarios en Amavir representa un reto desafiante debido a la alta rotación del personal y la prevalencia de contratos a tiempo parcial, características comunes en el sector sociosanitario.

En 2018, la organización ya había identificado una necesidad evidente en este ámbito: carecían de una plataforma práctica pero eficaz para planificar turnos y horarios de trabajo, verificar el cumplimiento de las horas anuales, gestionar solicitudes de permisos y llevar a cabo otras tareas diarias esenciales para una adecuada gestión del tiempo.

Antes de implantar aTurnos, Amavir utilizaba SAP para la gestión de nóminas, pero este sistema no ofrecía una solución adecuada para las demandas específicas de planificación de turnos. Para ello, buscaban una solución tecnológica que pudiera reducir tiempos, optimizar recursos y mejorar la eficiencia de los administradores de personal.

¿Cómo gestionar los tiempos en una empresa y los turnos 24/7?

Ibor Rodríguez Barredo, director de sistemas, innovación y tecnología en Amavir, comenta: “Antes de la implantación con aTurnos teníamos que realizar continuamente parametrizaciones en SAP para poder tener los cuadrantes correctos”. Una situación poco sostenible que requería intervención inmediata.

Solución: Implantación de aTurnos

Amavir eligió aTurnos porque:

• Cubría con todas las necesidades que tenían detectadas y aportaban valor en otras que se determinaron en la toma de requerimientos

• Es empresa del mercado nacional

• Tiene versatilidad de integraciones y la capacidad de integrarse con SAP

Una vez realizada la implantación con Brücke, partners de aTurnos que aportan valor a los clientes del mundo SAP HR y Successfactors, se desarrolló el proyecto con éxito a pesar de todas las dificultades que conllevaba.

¿Cómo ha conseguido aTurnos solucionar los problemas de planificación y gestión de turnos de trabajo?

aTurnos ha solucionado los problemas de planificación y gestión de turnos de trabajo en Amavir mediante una plataforma que ofrece funcionalidades específicas y adaptadas a las necesidades de la organización. Entre los aspectos clave se encuentran:

• Automatización y precisión en la planificación: Permite diseñar cuadrantes y horarios de forma más eficiente, reduciendo errores manuales y ajustándose a las normativas laborales y las políticas internas de la empresa.

• Gestión integral del tiempo: Proporciona herramientas para verificar el cumplimiento de horas anuales, gestionar permisos y realizar ajustes en tiempo real, lo que mejora la flexibilidad y el control.

• Integración con sistemas existentes: aTurnos se integra con SAP, lo que facilita la transferencia de datos y asegura que las nóminas se calculen correctamente, reduciendo significativamente la carga de trabajo administrativo.

• Adaptabilidad a la dinámica del sector: Su capacidad para gestionar contrataciones a tiempo parcial y alta rotación de personal ha resultado crucial en un entorno como el de los cuidados asistenciales.

• Reducción de errores: La plataforma ha eliminado errores recurrentes en la planificación y el procesamiento de datos, optimizando los recursos y mejorando la productividad general.

Beneficios tras implantar aTurnos

¿Cuáles han sido los principales beneficios tras haber usado aTurnos? Tanto la organización como los mandos y los propios trabajadores se han visto beneficiados con esta implantación. En Amavir, la situación ha evolucionado significativamente desde entonces.

Actualmente, cuentan con un sistema completamente estabilizado que responde de manera efectiva e integrada a sus necesidades de gestión de tiempos. Las funcionalidades de aTurnos han reemplazado por completo la evaluación de tiempos en SAP, logrando una notable reducción en los errores y en la carga de trabajo mensual requerida para procesar las nóminas con precisión.

“Anteriormente se requería parametrización de horarios de trabajo nuevos, ahora todo se hace directamente en la herramienta a nivel funcional por aquellos usuarios que tienen permiso”, añadía Ibor Rodríguez Barredo.

Perspectiva a futuro y proyectos futuros aTurnos - Amavir

Actualmente estamos implantando aTurnos en 2 centros Amavir de reciente apertura a finales de 2024 y lo haremos en otros 4 durante 2025. Aproximadamente, unos 600 trabajadores cuando se encuentren a ocupación completa en un futuro no muy lejano.

Además, trabajamos mano a mano con Amavir para seguir implantando funcionalidades y módulos y así ampliar el abanico de oportunidades en un futuro.

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Pablo García Ansola es CEO & Founder de aTurnos y Juan Orellana Segura es responsable de control y administración de RRHH en Amavir.