Aegerus, un software para gestionar de forma integral una residencia un 80% más rápido

Todos los directores y gerentes de residencias de personas mayores quieren mejorar su eficiencia operativa con la automatización de tareas y sin cometer errores. Y es que para mejorar la atención a los usuarios del centro se convierte en fundamental una gestión eficiente del personal.

Pero también es importante cumplir con la normativa y la seguridad, así como optimizar los recursos financieros y logísticos mientras mejoramos la comunicación con las familias. Por todo ello, se convierte en un aspecto fundamental en una residencia o centro de día contar con un software diseñado para poder gestionar de forma integral.

A este respecto, Aegerus^NG es un software diseñado para gestionar de forma integral una residencia "un 80% más rápido". Lo explica David Fernández, que es general manager de Nexus/Spain, y que da todos los detalles y ventajas de un producto que ya utilizan más de 500 centros a diario:

- Para situar, ¿qué es Nexus Spain, desde cuándo y qué experiencia tiene en el sector geroasistencial?

Nexus es una multinacional alemana focalizada en el desarrollo de productos software para el sector Salud y Social, con filiales en 8 países, entre ellos España. En 2020 Nexus adquirió la compañía Aegerus, incorporando así a su portofolio un nuevo producto software con centenares de implantaciones en residencias y centros de día de España, y atesorando a un equipo técnico-funcional con amplia experiencia en el sector geroasistencial, como ejemplo yo mismo que colaboré durante 10 años en las áreas de innovación y de atención sanitaria domiciliaria de DomusVi.

- ¿Qué es Aegerus?

Aegerus es un software diseñado para poder gestionar de forma integral una residencia de mayores o un centro de día, así como otros tipos de centros sociales (discapacidad, salud mental, etc).

Facilita enormemente la gestión asistencial desde un enfoque de trabajo multidisciplinar, ofreciendo una historia social electrónica, plan de cuidados, prescripción farmacológica, atención centrada en la persona, y un amplio abanico de módulos, funcionalidades e integraciones con terceros, así como la gestión administrativa para el equipo de dirección (facturación, factura electrónica, contratos, firma digital, gestor documental, KPIs ocupación, etc.).

Su existencia en el mercado es superior a 20 años. Durante todo este tiempo ha evolucionado muchísimo funcionalmente, gracias a la colaboración de profesionales expertos del sector que en periódicas reuniones de trabajo nos comparten sus ideas y necesidades desde una visión de requerimientos del sector, para posteriormente ser desarrolladas en el software Aegerus. Tecnológicamente el gran salto fue a finales de 2020 con la implantación de la versión Next Generation (NG).

- Dices que Aegerus NG es una evolución tecnológica de la clásica... Explique eso, ¿en qué consisten esos avances?

La versión NG de Aegerus hace referencia a nuestra gama de productos Next Generation, productos que hemos renovado tecnológicamente para convertirlos en software totalmente funcional desde la nube (Cloud). Aegerus^NG es una aplicación web, con tecnología totalmente renovada tanto en su front-end como en su back-end.

En esta evolución, se ha aprovechado para hacer un análisis y rediseño de la interface gráfica del usuario de forma que se simplifica y agilice la usabilidad. La aceptación ha sido muy satisfactoria, evidentemente ha requerido unos días de adaptación, pero actualmente nuestros usuarios muestran alta satisfacción por la flexibilidad, capacidad de personalización, y facilidad para acceder y gestionar un alto volumen de información.

Además, el hecho de poder compartir infraestructura tecnológica hace que podamos ofrecer a los centros un modelo de Software-as-a-Service a un coste mensual realmente muy competitivo por el tipo de solución.

- Cuando hablamos de gestión integral de residencias, ¿qué incluye el término “integral”?

Intentamos que Aegerus^NG sea el núcleo central sobre el que pivota toda la gestión de un centro social, desde la gestión sanitaria, la gestión social, la gestión administrativa, y la gestión de la integración con otras soluciones software de terceros, como por ejemplo soluciones paciente-enfermera, lavandería, cocina, farmacia, y por supuesto la información oficial requerida tanto por los organismos y administración pública como los inspectores ante auditorías.

Y para Aegerus nos gusta el concepto de “todo incluido”, sin pago adicional por diferentes módulos funcionales, salvo en determinadas excepciones por conectores que involucran a terceras partes.

- ¿Cómo ayuda Aegerus a una residencia? ¿Qué ventajas aporta?

El objetivo de Nexus en la implantación de sus productos es que nuestros clientes puedan trabajar un 80% más rápido, para poder dedicar más tiempo a la atención a las personas.

La digitalización de un centro social es fundamental en la actualidad, y va a ser imprescindible a corto plazo. Al igual que otros productos similares del sector, poder trabajar sobre procesos digitalizados favorece enormemente la eficiencia en el trabajo, tanto en términos de mayor rapidez como en cuanto a mejora de la calidad por la reducción de errores.

El buen registro de la información, que ha de ser fácil y rápido, aporta información al centro, que tratada adecuadamente se va a convertir en mayor conocimiento y por tanto en aplicación de medidas de mejora. Además, el compartir información con terceros va a ayudar a automatizar y acreditar muchos procesos, a ser más rápidos y más seguros, con mayores niveles de satisfacción por parte de los profesionales asistenciales que no van a sentir la frustración de tener que realizar tediosas tareas administrativas.

Aegerus, además, permite ser utilizada sin ninguna inversión en infraestructura tecnológica, simplemente mediante dispositivos con un simple acceso a Internet (ordenadores, tablets, smartphones).

Desde Nexus nos encargamos de todo lo demás: backups, seguridad, disponibilidad 24x7, actualizaciones trimestrales transparentes para los centros, etc.

En definitiva, la tecnología bien aplicada convierte a un centro en mucho más competitivo, eficiente, de mayor calidad, y más atractivo para trabajar en él.

- ¿Es difícil de manejar?

Comparada con las aplicaciones sanitarias y/o de diagnóstico, es un software extremadamente fácil de utilizar, pero como para el uso de cualquier herramienta requiere de una mínima formación y de práctica.

No obstante, con nuestra inquietud de innovación y mejora continua, ya estamos diseñando una nueva interfaz de usuario, mucho más atractiva que la actual y con cierta inteligencia para guiar aun más al usuario en el uso de Aegerus.

En paralelo, tanto en Apple Store como en Google Play, ya existe la APP Gerus para que las familias de los residentes puedan consultar cierta información y interactuar con el centro, siempre tras la correspondiente acreditación de permisos y de seguridad. De esta manera podemos descargar al centro de ciertas tareas de comunicación y dotarles de mayor transparencia.

- ¿Qué os trasmiten los trabajadores de una residencia o centro de día cuando aprenden a manejar la herramienta?

Una vez el usuario se familiariza reconoce que es muy intuitiva y agradable. En diversas partes del software se puede acceder fácilmente a ayudas o minivídeos explicativos, además de asistir periódicamente a los webinars gratuitos que ofrece Nexus o bien a sesiones de formación personalizadas. Y por supuesto con un Customer Service que da respuesta a dudas y consultas.

A parte de su usabilidad destacaría dos puntos que valoran muy positivamente:

• El acceso desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, ya que facilita muchísimo la gestión de permisos, ordenadores, y en definitiva la operativa diaria.
• La facilidad y fiabilidad de generación de datos e informes antes inspecciones o auditorías

- ¿Qué diferencia a Aegerus de otras herramienta similares?

He tenido la ocasión de ver en funcionamiento otras herramientas similares y he de admitir que también son de un gran alcance funcional con buena usabilidad para el usuario, a partir de aquí cada persona puede opinar con cual trabaja mejor o qué tecnología le gusta más.

Si tuviera que destacar grandes diferencias de Aegerus, quizás apuntaría las siguientes:

• Aplicación Cloud: funciona en la nube, por lo que reduce los costes de inversión y de mantenimiento al departamento de Informática de un centro.
• Integración con Salud: aprovecha la infraestructura y soluciones Nexus para fácilmente poder integrar con ciertos ámbitos de Salud, como la receta electrónica, la derivación/notificación a hospitales, el transporte sanitario no urgente, la historia clínica compartida, etc. En estos momentos se está trabajando y avanzando en la integración con CATSalut e IB-Salut.
• Atención Centrada en la Persona (ACP): la aplicación permite ir conociendo mejor a las personas, sus hábitos, gustos y preferencias, para así poder prestar una atención de calidad y personalizada. El módulo actual ya se está evolucionando para dotarlo tanto de asistentes inteligentes en momentos adecuados, como de estructuras de indicadores y cuadros de mando que permitan medir el grado de ACP en cada centro.
• Inteligencia artificial: nuestro equipo de I+D+i ya está realizando las primeras pruebas para aplicar AI en el día a día de una residencia a través de Aegerus, como complemento y asistente en la ayuda de toma de decisiones de un centro, intentando ayudar a mejorar si cabe la atención de calidad a las personas.

- ¿Hay ya residencias utilizando este software? ¿Qué experiencias les remiten?

¡Por supuesto que sí! Aegerus es una de las soluciones software más implantadas en España, con más de 500 centros que la utilizan a diario, dando cobertura a más de 30.000 residentes.

Disponemos de varios programas para conocer y mejorar la experiencia de nuestros clientes:

A través de CustomerFocus, podemos conocer de primera mano sus necesidades e inquietudes, y es aquí donde hemos descubierto un alto grado de satisfacción en la facilidad y rapidez de generar toda la información necesaria ante requerimientos, inspecciones, auditorías, o similar. De manera estándar se valora muy bien la agilidad, usabilidad, la personalización de la aplicación, y la flexibilidad que se consigue al ser accesible desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

A través de ProyectoZero, nuestro equipo técnico se concentra periódicamente en conseguir solucionar en el menor tiempo posible cualquier duda, consulta o incidencia que haya reportado un cliente. Esta proactividad diaria en la resolución es muy apreciada por los centros.