En la residencia Las Marismas, de la que, por cierto, eres directora, has observado con creciente preocupación la diversidad de estilos con los que las auxiliares registran las incidencias en el libro de turnos. Este documento es esencial para garantizar una comunicación eficaz y coherente entre el personal, asegurando que todos estén informados sobre los eventos relevantes del día y puedan proporcionar el mejor cuidado posible a los residentes.
Sin embargo, la falta de uniformidad en los registros está comenzando a plantear desafíos significativos. Además, siendo un libro que consulta y analiza la inspección cuando visita la residencia, resulta que la forma de registrar incidencias puede generar suspicacias o incluso malentendidos que podrían resultar en una sanción administrativa.
Analizando la diversidad te has encontrado:
Algunas auxiliares optan por mensajes extremadamente concisos, como "todo bien" o "Señora Juana X, caída sin consecuencias, levanto del suelo y acuesto". Estos registros, aunque rápidos de escribir, ofrecen poca información sobre el contexto o las acciones tomadas, lo que dificulta la comprensión completa de la situación y la evaluación de las necesidades de los residentes.
Por otro lado, hay quienes prefieren detallar exhaustivamente cada incidente, llenando páginas enteras con descripciones minuciosas de cada evento que no aportan realmente. "He encontrado a Juana X en el suelo de su habitación entre los pies de la cama y el sillón orejero, posiblemente se ha caído al levantarse para ir al lavabo, he hablado con ella un rato, he visto que se encontraba bien y no le dolía nada, me ha dicho que se ha resbalado pero le ha dado tiempo a apoyarse en el sillón al caer y por eso no se ha hecho daño, he comprobado que no tuviese magulladuras ni ninguna marca, la he levantado despacio y la he vuelto a acompañar a su cama, la he ido a ver varias veces durante la noche y estaba durmiendo".
Aunque este enfoque proporciona una visión completa, muchos de los datos son irrelevantes, consume mucho tiempo tanto para quien escribe como para quien lee estos registros, potencialmente restando tiempo al cuidado directo de los residentes.
Otro grupo de auxiliares parece escribir con una mentalidad defensiva, destacando repetidamente los peligros o recomendando medidas de contención sin ofrecer soluciones constructivas o contextualizar adecuadamente sus observaciones. Son anotaciones que parecen orientadas a decir “no es culpa mía” o “yo ya lo advertí”. Este tipo genera suspicacias entre compañeras.
La variabilidad en el estilo y contenido de estos registros no solo afecta la eficiencia y efectividad de la comunicación interna, sino que también podría tener implicaciones legales y de responsabilidad para la residencia. Un registro inadecuado o incompleto de las incidencias puede complicar la respuesta adecuada a las necesidades de los residentes y dificultar la defensa de la residencia en caso de reclamaciones o inspecciones.
Frente a esta situación, buscas una estrategia que unifique la manera en que se documentan las incidencias, asegurando que los registros sean tanto informativos como manejables. Para ello, contemplas varias opciones, como la implementación de un formulario estandarizado que guíe a las auxiliares sobre qué información es esencial incluir y cómo presentarla de manera concisa pero completa.
Además, consideras la posibilidad de ofrecer formaciones periódicas sobre la importancia de una documentación adecuada y cómo esta contribuye al cuidado de los residentes y a la operación fluida de la residencia.
También piensas en la implementación de un sistema digital de registro que pueda facilitar la estandarización y permitir un acceso más rápido y eficiente a la información relevante. Sin embargo, eres consciente de que cualquier cambio requerirá el compromiso y la adaptación del personal, así como recursos para la capacitación y, potencialmente, para la tecnología.
Al enfrentarte a esta tarea de armonización, te preguntas: ¿Qué medidas adicionales podrían asegurar que la forma de rellenar el libro de turnos sea lo más uniforme y útil posible, beneficiando tanto a los residentes como al personal de la residencia?
Si estás leyendo este caso práctico, ¿te has encontrado en alguna situación parecida que has conseguido resolver? ¿Quieres explicarnos cómo? ¿Se te ocurre alguna otra forma de abordar el problema, teniendo en cuenta la necesidad de mejorar la comunicación y la documentación en la residencia?
Autor del texto Josep de Martí Vallés. Jurista y Gerontólogo. Fundador de Inforesidencias.
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